Algemene voorwaarden en bepalingen Creafair winter 2024
Organisatie
Creafair 2024 wintereditie wordt georganiseerd door :
Qualyfair VoF
Klei 189 bus 0101
1745 Opwijk
België
Artikel 1 : Openingsuren voor het publiek :
De openingsuren voor Creafair wintereditie 2024 zijn de volgende :
Vrijdag 22 november 2024 van 10u tot 17u
Zaterdag 23 november 2024 van 10u tot 17u
Zondag 24 november 2024 van 10u tot 17u
Deelnemers en personeel hebben toegang tot de beurshal één uur voor het openingsuur tot één uur na het sluitingsuur.
Artikel 2 : Toegangsprijs voor het publiek :
De toegangsprijs voor het publiek is als volgt vastgelegd :
Online voorverkoop tot 21 november 2024 om 23u59
tot 12 jaar : gratis
vanaf 12 jaar : 8 EUR
Prijs aan de kassa :
tot 12 jaar : gratis
vanaf 12 jaar : 10 EUR
Artikel 3 : Standhouderbandje
Elke standhouder ontvangt tijdens opbouw 4 standhouderbandjes die toegang geven tot de beursvloer voor de eerste 12m2 verkoopsoppervlakte. Voor iedere aanvullende 6 m2 standruimte bovenop de eerste 12m2 ontvangt elke deelnemer één extra standhouderbadge.
De badges zijn enkel geldig voor personen die toebehoren aan het bedrijf of organisator van de standhouder. Bij misbruik van standhouderbandjes kunnen deze door de organisator onmiddellijk worden ingetrokken.
Indien u meer standhouderbandjes wenst, kan u deze aanvragen bij inschrijving.
Extra standhouderbandjes worden uitgereikt bij betaling van 5 EUR per bandje (geldig volledige beursperiode).
Artikel 4 : Parking
Het publiek betaalt per dag 4 EUR voor gebruik van de parking op het domein van de Oktoberhallen.
Standhouders krijgen een gratis standplaats aangeboden voor 1 voertuig. De parking voor de medewerkers en standhouders bevindt zich achteraan hal B of aan de zijkant hal A en is gratis op vertoon van een parkingkaart met afscheurstrook aangemaakt door Oktober Events.
Qualyfair en Oktober Events kunnen in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor mogelijke schade, wat ook de oorzaak ervan mag zijn, aan voertuigen die op de parkings zijn gestald.
Mobilhomes en caravans zijn welkom en gratis op de parking voor de hele duur van het evenement. Indien u gebruikt maakt van een mobilhome of caravan wordt verzocht dit tijdig mee te delen. Het op- en afrijden van de parking is niet mogelijk na of voor de openingsuren. De gebruikte electriciteit wordt verrekend.
Het is als standhouder NIET toegestaan op de parking flyers te verspreiden of andere documenten te verdelen aan bezoekers. Het uitdelen van persoonlijke uitnodigingen op de parking is ten strengste verboden !
Artikel 5 : Opbouw van de stands
De standhouder is verplicht zijn stand op te bouwen en in te richten gedurende de daartoe aangegeven dagen en tijdstippen.
Qualyfair zal de standruimte aangeven middels plaatsaanduiding en op de vloer, terwijl de stand zelf kan worden voorzien van een plaatsaanduiding, alles op een door Qualyfair te bepalen plaats en wijze. De standhouder is niet gerechtigd de plaatsaanduidingen te verwijderen, te verplaatsen of te wijzigen.
Het is de standhouder niet toegestaan de standruimte geheel of tendele aan derden ingebruik af te staan of de ruimte te(doen) gebruiken voor een ander doel dan in de overeenkomst van deelname is omschreven.
Het is ten strengste verboden te nagelen, te vijzen, te nieten of enige andere bevestiging aan te brengen aan de spanten die de dragende constructie van het gebouw uitmaken. Niets van het interieur mag worden weggenomen of bijgeplaatst.
Eigen standenbouw :
Indien u zorgt voor eigen standenbouw kan u met de opbouw starten op 21 november 2024 van 8u tot 18u op de door u toegewezen standplaats. Voertuigen om te laden en te lossen zijn toegelaten in de beursruimte op 21 november 2024 tot 15u
De standbouw van de deelnemers, die geen gebruik maken van kant en klare standbouw, dienen te voldoen aan de volgende voorwaarden:
Zelfdragende zij- en achterwanden, standnummer en verlichting.
Het is verplicht om een stroompunt hierbij af te nemen. In geval de deelnemer lager of hoger bouwt dan 2,50 meter, dient de eigen of de eventueel aangrenzende stand te worden afgewerkt.
Indien de organisatie op de beurs constateert dat deelnemer zich niet aan deze voorschriften houdt, wordt het bedrag voor complete standbouw alsnog in rekening gebracht.
Truss-elementen kunnen gehuurd worden aan 14 EUR per lopende meter.
All-in standenbouw
Indien u heeft gekozen voor een all-in standbouw kan u uw stand inrichten op 21 november 2024 van 12u tot 18u op de door u toegewezen standplaats. Voertuigen om te laden en te lossen zijn toegelaten in de beursruimte op 21 november 24 tot 15u. Dit geldt ook voor marktkraampjes.
Indien u een complete all-in stand huurt, is deze voorzien van witte kunststof wanden, met uw standnummer, verlichting (3 spots per 12 m2 standbouw en stroompunt. De buitenkanten van de blokken standbouw, zijn altijd open.
Indien u een extra zijwand wil laten plaatsen, bedragen de kosten hiervoor € 35 per wand van 1.00 x 2.50 meter (BxH).
Workshopruimte
U kan optioneel een workshopruimte huren dewelke geintegreerd is in de stand. Voor all-in standenbouw met combinatie van workshopruimte geldt dat de verhouding van het totaal aantal vierkante meter commercieël t.o.v. workshopruimte max. 60/40 mag zijn. Dus max. 40% van de totale oppervlakte mag WS zijn.
Op de WS mogen geen artikelen verhandeld worden. Deze ruimte mag weliswaar gebruikt worden als tentoonstellingsruimte.
Indien deze ruimte toch gebruikt wordt voor het verhandelen van artikelen zal hiervoor een vergoeding gevraagd worden die gelijk is aan de prijs van commerciële all-in standenbouw.
Er is toegestaan een vergoeding te vragen aan deelnemers aan een workshop.
Artikel 6 : Nutsvoorzieningen
Elke stand heeft een stroompunt dewelke hij kan gebruiken op de stand. De maximale Verlichting is bij all-in stand inbegrepen in de huurprijs.
Het maximale vermogen per stand is 3kW. Indien de standhouder meer nodig heeft moet dit tijdig aangevraagd worden waarop de prijsopgave individueel wordt berekend.
Artikel 7 : Afbouw van de stands
De standhouder is verplicht binnen de daarvoor gestelde termijnen zijn standbouw af te breken, de standruimte te ontruimen en deze leeg en schoon op te leveren. In geval van Creafair wintereditie 2024 geldt het verwijderen van de handelsgoederen, het ontruimen van de stands, alsook de afbouw van all-in stands op zondag 24 november 2024 van 17u tot 22u en/of op maandag 25 november 2024 van 8u tot 12u.
Eigen afval en andere verpakkingsmaterialen moeten verplicht worden meegenomen door de standhouder en mogen nooit achtergelaten worden binnen de perimeter van de Oktoberhallen.
De standhouder is verplicht de standruimte in de oorspronkelijke staat terug te brengen. Eventuele beschadigingen aan goederen en gebouwen van de accommodatieverhuurder komen voor rekening van de standhouder.
Het is ten strengste verboden om tijdens de publieke openingsuren van de beurs te starten met het opruimen, ontruimen en afbreken van de stands. Voertuigen om te laden en te lossen zijn enkel toegelaten in de beursruimte voor afbraak eigen standenbouw
Artikel 8 : Veiligheid
Open vuren en elke vorm van gas is totaal verboden.
Toestellen tentoonstellen die warmte uitstralen dienen een blusapparaat van min. 5kg op een zichtbare plaats bij de hand te hebben. Het in werking stellen van verbrandingsmotoren is verboden
NOODUITGANGEN DIENEN STEEDS TE WORDEN VRIJGEHOUDEN!!!
Er dient op de parking een strook van 4 meter naar een vrije ruimte rondom het gebouw te worden vrijgehouden ten behoeve van de hulpdiensten en nooduitgangen. Hier zal strikt op worden toegekeken.
Artikel 9 : Reclame
Het is ten strengste verboden aan te plakken of reclame te bevestigen aan de wanden van de hallen of de ramen aan de ingang.
Het is niet toegestaan om reclame van een ander bedrijf te bedelen op de beurs alsook reclamemiddelen elders op de beurs te verdelen of neer te leggen.
Aan de ingang van de beurs kunnen reclame-flyers (max 2500 stuks) van de standhouder gedeponeerd worden. Deze aanvraag dient te gebeuren bij afsluiten van de overeenkomst. Hiervoor worden extra kosten in rekening gebracht.
Flyers die zonder voorafgaandelijke toestemming worden achtergelaten zullen worden verwijderd.
Het is ten strengste verboden flyers te bedelen op de parking.
Artikel 10 :Te exposeren goederen
De standhouder is verplicht tijdens de gehele duur en gedurende de openingstijden van de beurs de standruimte met een voldoende assortiment artikelen en met voldoende personeel bezet te houden.
De goederen van de standhouder zijn en blijven gedurende de gehele periode van de beurs, inclusief de opbouw- en afbraakperiode, voor rekening en risico van de standhouder. Qualyfair sluit iedere aansprakelijkheid uit ter zake van schade aan, verlies of diefstal van goederen van de standhouder.
Het is de standhouder niet toegestaan tijdens de openingstijden van de beurs grote hoeveelheid goederen aan of af te voeren.
Het is niet toegestaan artikelen op zodanige wijze tentoon te stellen zodat ze in strijd zijn met de openbare orde, veiligheid en goede zeden.
Tevens mogen geen artikelen worden geëxposeerd of verkocht welke afwijken van het vastgestelde assortiment dewelke is aangegeven bij de huurovereenkomst.
Het is uitdrukkelijk verboden om te stunten met de verkoopprijzen, artikelen te dumpen of te solderen. Kleine beurspromoties zijn toegestaan indien deze niet meer dan 10% van het assortiment uitmaken.
De standhouder moet zich houden aan de marktprijzen dewelke op het moment van toepassing zijn.
Het is niet toegestaan om goederen uit te stallen buiten de perimeter van de stand. De wandelgangen moeten steeds vrij gehouden worden.
Artikel 11 : Schoonmaak
De standhouder wordt geacht tijdens de beursperiode zorg te dragen voor zijn standruimte. Qualyfair draagt zorg voor de schoonmaak van de overige ruimtes, zoals de gangpaden.
Artikel 12 : Afvalverwijdering
De standhouder dient zorg te dragen voor de verwijdering van al zijn afval. Qualyfair is gerechtigd de kosten van het verwijderen en afvoeren van de door de standhouder achtergelaten afval in rekening te brengen.
Artikel 13 : Algemene bepalingen
De overeenkomst van deelname houdt in dat Qualyfair, tegen betaling van de deelnamekosten, voor de periode van de betreffende beurs een bepaalde standruimte ter beschikking stelt aan de standhouder.
Deze Algemene Voorwaarden maakt integraal onderdeel uit van de overeenkomst van deelname.
Door de standhouder op het bindend inschrijfformulier dan wel op de offerte aangegeven wensen, zelf aangebrachte wijzigingen en aanvullingen, en overige (van deze Algemene Voorwaarden) afwijkende of aanvullende afspraken, maken slechts deel uit van de overeenkomst van deelname, indien schriftelijk door Qualyfair bevestigd.
De standhouder is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor de nakoming van alle verplichtingen die het gevolg zijn van het aangaan van de overeenkomst van deelname.
Na insturing van het door de standhouder ondertekende bindend inschrijfformulier dan wel de door de standhouder ondertekende offerte kan de standhouder zijn inschrijving slechts annuleren in één van de gevallen genoemd in artikel 14.
De standhouder is niet gerechtigd zijn inschrijving aan een derde over te dragen.
De standhouder heeft gedurende de overeengekomen periode recht op de standruimte zoals door Qualyfair in de deelnamebevestiging vastgesteld. De door Qualyfair vastgestelde locatie, oppervlakte en type van de standruimte zijn bindend.
Qualyfair is te allen tijde vóór aanvang van de beurs gerechtigd de indeling van de beurs te herzien en daarbij de aan de standhouder toegewezen standruimte te wijzigen of groepen te wijzigen of te hergroeperen. Qualyfair biedt in dit geval de standhouder een qua oppervlakte vergelijkbare standruimte aan.
Door de standhouder te maken kosten in verband met een mogelijke herindeling zijn voor rekening van de standhouder.
Artikel 14 : Annulering en ontbinding
De standhouder kan zijn inschrijving door toezending van bindend inschrijfformulier slechts annuleren met inachtneming van de volgende betalingsregeling:
· Annulering tot 90 dagen voor aanvang van de beurs: 25% van de deelnamekosten;
· Annulering van 90 tot 45 dagen voor aanvang van de beurs: 50% van de deelnamekosten;
· Annulering van 45 tot 30 dagen (voor aanvang van de beurs: 75% van de deelnamekosten;
· Annulering van 30 dagen voor, tot de dag van aanvang van de beurs: 100% van de deelnamekosten.
Onder “aanvang van de beurs” wordt verstaan de eerste opbouwdag van de beurs. Annulering dient te geschieden bij aangetekend schrijven. Annulering of ontbinding op grond van dit artikel kan nimmer aanleiding zijn tot het vergoeden door Qualyfair van enigerlei gemaakte kosten of geleden schade aan de standhouder.
Ingeval ten aanzien van de standhouder op enig tijdstip na het tot stand komen van de overeenkomst van deelname concordaat of faillissement wordt aangevraagd, kan de overeenkomst van deelname door Qualyfair ontbonden worden.
De standhouder blijft de volledige deelnamekosten verschuldigd, alsmede de in verband met zijn deelname op zijn verzoek door of middels Qualyfair gemaakte overige kosten, onverminderd het recht van Qualyfair tot het vorderen van kosten, schade en interesten.
In geval van hoogdringendheid kunnen hierop uitzonderingen toegestaan worden, mits voorlegging van gegronde reden, dewelke door Qualyfair wordt beoordeeld.
In het geval dat het Qualyfair wordt verboden om een beurs te organiseren wegens lokale dan wel nationale overheidsmaatregelen (zoals in het geval van een pandemie), heeft Qualyfair het recht de beurs te verplaatsen zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.
In een dergelijk geval wordt 100% van de (reeds betaalde) deelnamekosten meegenomen naar de volgende editie van de beurs en de eerste dag van de opbouw van de volgende beurs wordt dan de nieuwe datum van de beurs. Indien Qualyfair de beurs verplaatst naar een nieuwe datum welke meer dan 12 maanden na de oorspronkelijke datum van de beurs ligt, heeft standhouder het recht om zijn deelname schriftelijk te annuleren. De standhouder ontvangt dan een restitutie/creditering van de (reeds betaalde) deelnamekosten, na aftrek van de door Qualyfair gemaakte kosten voor reeds geleverde diensten aan standhouder.