Beursreglement Creafair wintereditie 2026
Organisatie
Creafair wintereditie 2026 wordt georganiseerd door:
Qualyfair VoF
Vierhuizen 18
9255 Buggenhout
België
Artikel 1 – Openingsuren voor het publiek
De openingsuren van Creafair wintereditie 2026 zijn als volgt:
- Vrijdag 20 november 2026 van 10u00 tot 17u00
- Zaterdag 21 november 2026 van 10u00 tot 17u00
- Zondag 22 november 2026 van 10u00 tot 17u00
Deelnemers en hun personeel hebben toegang tot de beurshal vanaf twee uur vóór de opening voor het publiek en tot één uur na sluiting van de beurs.
Artikel 2 – Toegangsprijs voor het publiek
De toegangsprijzen voor het publiek worden als volgt vastgesteld:
Online voorverkoop tot 22 november 2026 om 17u00
- Kinderen tot 12 jaar: gratis
- Vanaf 12 jaar: 9,00 EUR
Kassa
- Kinderen tot 12 jaar: gratis
- Vanaf 12 jaar: 10,00 EUR
Artikel 3 – Standhouderbandjes
Elke standhouder ontvangt tijdens de opbouw 2 standhouderbandjes per dag, geldig voor de eerste 12 m² verkoopsoppervlakte.
Voor iedere bijkomende 6 m² bovenop de eerste 12 m² ontvangt de deelnemer, op aanvraag, één extra standhouderbandje, met een maximum van 4 standhouderbandjes per stand.
De standhouderbandjes zijn uitsluitend geldig voor personen die behoren tot het bedrijf of de organisatie van de standhouder.
Bij misbruik van standhouderbandjes kunnen deze door de organisator onmiddellijk worden ingetrokken.
Indien de standhouder bijkomende standhouderbandjes wenst, dienen deze bij inschrijving te worden aangevraagd.
Artikel 4 – Parking
Voor het publiek bedraagt het parkeertarief 5,00 EUR per dag voor gebruik van de parking op het domein van de Oktoberhallen.
Elke standhouder ontvangt kosteloos een parkeerplaats voor één voertuig. De parking voor medewerkers en standhouders bevindt zich achteraan hal B of aan de zijkant van hal A en is gratis op vertoon van een geldige parkingkaart met afscheurstrook, opgemaakt door Oktober Events.
Indien een standhouder bijkomende parkeerkaarten wenst, kunnen deze worden aangekocht. De prijs voor één extra wagen voor 3 dagen bedraagt 10,00 EUR.
Qualyfair en Oktober Events kunnen in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade, van welke aard of oorzaak ook, aan voertuigen die op de parkings zijn geplaatst.
Mobilhomes en caravans zijn toegelaten en mogen gratis op de parking blijven gedurende de volledige duurtijd van het evenement. Het gebruik van een mobilhome of caravan dient evenwel tijdig aan de organisatie te worden gemeld. Het op- en afrijden van de parking buiten de toegestane uren is niet toegestaan. Verbruikte elektriciteit wordt afzonderlijk aangerekend.
Artikel 5 – Opbouw van de stands
De standhouder is verplicht zijn stand op te bouwen en in te richten gedurende de daartoe door de organisatie vastgestelde dagen en uren.
Qualyfair zal de standruimte aanduiden door middel van plaatsaanduiding en markering op de vloer. De standhouder is niet gerechtigd deze aanduidingen te verwijderen, te verplaatsen of te wijzigen.
Het is de standhouder verboden de standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden in gebruik te geven of te laten gebruiken voor een ander doel dan omschreven in de deelnameovereenkomst.
Het is ten strengste verboden te nagelen, te vijzen, te nieten of enige andere bevestiging aan te brengen aan de spanten of andere dragende constructies van het gebouw. Niets van het interieur van de hal mag worden verwijderd, gewijzigd of bijgeplaatst zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisator.
De plaatsaanduiding wordt aangebracht conform de afgesproken en/of gefactureerde afmetingen. Indien de standhouder ruimte inneemt buiten de afgesproken of gefactureerde oppervlakte, zal deze extra oppervlakte na afloop van het evenement worden gefactureerd aan de op dat moment geldende prijs.
Enkel de organisator is bevoegd om wijzigingen aan de standindeling of standplaats toe te staan of aan te brengen.
5.1 Eigen standenbouw
Indien de standhouder kiest voor eigen standenbouw, mag de opbouw starten op donderdag 19 november 2026 van 8u00 tot 18u00 op de toegewezen standplaats.
Voertuigen voor laden en lossen zijn toegelaten in de beursruimte op 19 november 2026 tot 15u00.
Standen in eigen opbouw dienen minimaal te voldoen aan de volgende voorwaarden:
- standnummer (wordt voorzien door organisator)
- verlichting.
Het is verplicht om een stroompunt af te nemen.
Indien hoger of lager wordt gebouwd dan 2,50 meter, dient zowel de eigen stand als de eventueel aangrenzende zichtzijde netjes te worden afgewerkt.
Indien de organisatie vaststelt dat de standhouder niet aan deze voorschriften voldoet, behoudt zij zich het recht voor om alsnog het bedrag voor volledige standenbouw aan te rekenen.
Truss-elementen kunnen worden gehuurd aan 14,00 EUR per lopende meter.
5.2 All-in standenbouw
Indien de standhouder kiest voor een all-in stand, mag hij zijn stand inrichten op donderdag 19 november 2026 van 12u00 tot 18u00 op de toegewezen standplaats. Voertuigen voor laden en lossen zijn toegelaten in de beursruimte op 19 november 2026 tot 15u00. Dit geldt eveneens voor marktkramen.
Een all-in stand omvat:
- witte kunststof wanden;
- standnummer;
- verlichting;
- stroompunt.
De buitenzijden van blokstanden zijn steeds open.
Een bijkomende zijwand kan worden geplaatst mits betaling van 35,00 EUR per wand van 1,00 m x 2,50 m.
5.3 Workshopruimte
De standhouder kan optioneel een workshopruimte huren die geïntegreerd is in de stand.
Bij zelfbouwstanden en all-in standen met workshopruimte mag de verhouding tussen commerciële ruimte en workshopruimte maximaal 60/40 bedragen. Dit betekent dat maximaal 40% van de totale standoppervlakte als workshopruimte mag worden ingericht.
Op de workshopruimte mogen geen artikelen worden verkocht. De ruimte mag wel worden gebruikt als demonstratie- of tentoonstellingsruimte.
Indien deze ruimte toch commercieel wordt gebruikt voor de verkoop van artikelen, zal daarvoor een bijkomende vergoeding worden aangerekend gelijk aan de prijs van commerciële all-in standenbouw.
Het is toegestaan om deelnemers aan een workshop een vergoeding aan te rekenen.
5.4 Marktkramen
Marktkramen worden verhuurd inclusief:
- verlichting;
- elektriciteit;
- 2 stoelen.
Het maximaal aantal marktkramen dat een deelnemer kan huren, bedraagt 2 stuks. Deze mogen niet worden uitgebreid met eigen meubilair, tenzij voorafgaandelijk en schriftelijk toegestaan door de organisatie.
Marktkramen worden niet voorzien van tafelkleed of tafelrok. De standhouder is verplicht zijn marktkraam op verzorgde en aantrekkelijke wijze aan te kleden, onder meer door gebruik van een tafelkleed en/of tafelrok.
Het is verboden wijzigingen aan te brengen aan de standplaats van een kraam of aan de verlichting, behoudens voorafgaande toestemming van de organisatie.
Het is niet toegestaan nagels, vijzen of andere bevestigingen aan te brengen in het tafelblad.
De ruimte achter het marktkraam mag in geen geval worden gebruikt als commerciële ruimte. Uitbreiding van het marktkraam door middel van tafels, rekken, kasten of andere middelen is verboden, tenzij dit voorafgaandelijk werd aangevraagd en uitdrukkelijk werd toegestaan.
De organisator kan te allen tijde eisen dat ongeoorloofde uitbreidingen onmiddellijk worden verwijderd.
Artikel 6 – Nutsvoorzieningen
Elke stand beschikt over één stroompunt.
Bij all-in standen en marktkramen is de basisverlichting inbegrepen in de huurprijs.
Het maximaal toegelaten vermogen per stand bedraagt 3 kW. Indien de standhouder een hoger vermogen nodig heeft, dient dit tijdig te worden aangevraagd. De meerprijs wordt in dat geval individueel berekend.
Artikel 7 – Afbouw van de stands
De standhouder is verplicht zijn stand af te breken, de standruimte te ontruimen en deze leeg en proper op te leveren binnen de door de organisatie vastgestelde termijnen.
Voor deze Creafair editie geldt dat het verwijderen van handelsgoederen, het ontruimen van de stand en de afbouw van de stand mogen plaatsvinden op:
- zondag 22 november 2026 van 17u00 tot 22u00, en/of
- maandag 23 november maart 2026 van 8u00 tot 12u00
Eigen afval en verpakkingsmaterialen dienen verplicht door de standhouder te worden meegenomen en mogen niet worden achtergelaten binnen de perimeter van de Oktoberhallen.
Indien afval wordt achtergelaten, zal een opkuisvergoeding van 25,00 EUR worden aangerekend.
De standhouder is verplicht de standruimte in oorspronkelijke staat terug te brengen. Eventuele beschadigingen aan gebouw, infrastructuur of gehuurde materialen zijn volledig ten laste van de standhouder.
Het is ten strengste verboden om tijdens de publieke openingsuren te starten met opruimen, ontruimen of afbreken van de stand.
Voertuigen voor laden en lossen zijn enkel toegelaten in de beursruimte tijdens de toegestane afbraakmomenten.
Artikel 8 – Veiligheid
Open vuur en elke vorm van gas zijn strikt verboden op de beurs.
Toestellen die warmte uitstralen, moeten voorzien zijn van een brandblusapparaat van minstens 5 kg, dat zichtbaar en onmiddellijk bereikbaar opgesteld staat.
Het in werking stellen van verbrandingsmotoren is verboden.
Nooduitgangen dienen te allen tijde volledig vrij te worden gehouden.
Op de parking moet een vrije doorgang van minstens 4 meter rondom het gebouw worden gevrijwaard ten behoeve van hulpdiensten en nooduitgangen. Hierop zal strikt worden toegezien.
Artikel 9 – Reclame
Het is ten strengste verboden affiches, promotiemateriaal of andere reclame aan te brengen op de wanden van de hallen of op de ramen aan de ingang.
Het is niet toegestaan reclame te maken voor andere bedrijven buiten de eigen stand, noch reclamemateriaal elders op de beurs te verspreiden of achter te laten.
Aan de ingang van de beurs kunnen, mits voorafgaande aanvraag bij het afsluiten van de overeenkomst, reclameflyers van de standhouder worden gedeponeerd, met een maximum van 2.500 stuks. Hiervoor worden bijkomende kosten aangerekend.
Flyers of ander reclamemateriaal die zonder voorafgaande toestemming worden achtergelaten, zullen door de organisatie worden verwijderd.
Het is ten strengste verboden flyers of ander promotiemateriaal uit te delen op de parking.
Artikel 10 – Te exposeren goederen
De standhouder is verplicht gedurende de volledige duur van de beurs en tijdens alle openingsuren de stand te voorzien van een voldoende assortiment goederen en van voldoende personeel.
De goederen van de standhouder blijven gedurende de volledige beursperiode, met inbegrip van de opbouw- en afbraakperiode, volledig voor rekening en risico van de standhouder. Qualyfair sluit elke aansprakelijkheid uit voor schade aan, verlies van of diefstal van goederen van de standhouder.
Het is de standhouder niet toegestaan tijdens de openingsuren grote hoeveelheden goederen aan of af te voeren.
Het is verboden artikelen tentoon te stellen of te verkopen op een wijze die strijdig is met de openbare orde, veiligheid of goede zeden.
Eveneens is het verboden artikelen tentoon te stellen of te verkopen die niet overeenstemmen met het assortiment zoals opgegeven in de huurovereenkomst of deelnameovereenkomst.
Het is uitdrukkelijk verboden om te stunten met verkoopprijzen, artikelen te dumpen of solden te organiseren. Beperkte beursacties zijn toegestaan, op voorwaarde dat deze betrekking hebben op maximaal 10% van het assortiment.
De standhouder dient zich te houden aan de op dat ogenblik gangbare marktprijzen.
Het is niet toegestaan goederen buiten de perimeter van de stand uit te stallen. De wandelgangen dienen steeds volledig vrij te blijven.
Artikel 11 – Geur- en geluidshinder
Het is de standhouder verboden geur- en/of geluidshinder te veroorzaken die storend is of kan zijn voor andere standhouders, bezoekers, medewerkers of de organisatie.
Het produceren of verspreiden van geluid met een hoog volume is niet toegestaan.
Het veroorzaken van geurhinder, in het bijzonder geurhinder die voortvloeit uit chemische processen, verhitting, verbranding of andere activiteiten waarbij dampen, rook of geuren vrijkomen, is niet toegestaan.
Indien de activiteiten van de standhouder gepaard gaan of kunnen gaan met geluidsproductie of geurontwikkeling, is de standhouder verplicht alle nodige preventieve en corrigerende maatregelen te nemen om deze hinder te beperken of te vermijden, waaronder, doch niet beperkt tot, geluidsdemping, afzuiging, ventilatie, filtering of andere passende technische voorzieningen.
De beoordeling of sprake is van ontoelaatbare geur- of geluidshinder behoort uitsluitend toe aan de organisatie.
Indien de organisatie vaststelt dat een standhouder geur- en/of geluidshinder veroorzaakt, is de standhouder verplicht onmiddellijk gevolg te geven aan iedere instructie van de organisatie om deze hinder stop te zetten of te beperken.
Bij niet-naleving van dit artikel behoudt de organisatie zich het recht voor om, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder enige vorm van schadeloosstelling, de betrokken activiteit onmiddellijk te laten stopzetten en indien nodig bijkomende maatregelen te nemen, met inbegrip van tijdelijke of definitieve verwijdering van de standhouder van de beurssite, onverminderd het recht van de organisatie op vergoeding van de geleden schade.
Artikel 12 – Schoonmaak
De standhouder is verplicht zijn standruimte tijdens de beursperiode ordelijk en verzorgd te houden.
Qualyfair staat in voor de schoonmaak van de gemeenschappelijke delen, waaronder de gangpaden en andere publieke zones.
Artikel 13 – Afvalverwijdering
De standhouder is volledig verantwoordelijk voor de verwijdering van al het door hem geproduceerde afval.
Qualyfair is gerechtigd de kosten voor het verwijderen en afvoeren van door de standhouder achtergelaten afval aan te rekenen.
Deze kosten bedragen 25,00 EUR per inbreuk.
Artikel 14 – Algemene bepalingen
De deelnameovereenkomst houdt in dat Qualyfair, tegen betaling van de deelnamekosten, voor de duur van de beurs een bepaalde standruimte ter beschikking stelt aan de standhouder.
Dit beursreglement en deze algemene voorwaarden maken integraal deel uit van de deelnameovereenkomst.
Wensen, aanvullingen, wijzigingen of afwijkingen opgegeven door de standhouder op het inschrijfformulier, in de offerte of op enige andere wijze, maken slechts deel uit van de overeenkomst indien deze uitdrukkelijk en schriftelijk door Qualyfair werden bevestigd.
De standhouder is volledig verantwoordelijk en aansprakelijk voor de naleving van alle verplichtingen die voortvloeien uit de deelnameovereenkomst.
Na ondertekening en/of insturing van het bindend inschrijfformulier of de offerte kan de standhouder zijn inschrijving enkel annuleren overeenkomstig artikel 16 van dit reglement.
De standhouder is niet gerechtigd zijn inschrijving of standruimte over te dragen aan een derde.
De standhouder heeft enkel recht op de standruimte zoals door Qualyfair in de deelnamebevestiging werd vastgelegd. De door Qualyfair toegewezen locatie, oppervlakte en type standruimte zijn bindend.
Qualyfair behoudt zich het recht voor om vóór aanvang van de beurs de beursindeling te herzien, groepen te wijzigen of te hergroeperen, en de aan de standhouder toegewezen standruimte te wijzigen. In dergelijk geval zal Qualyfair een qua oppervlakte vergelijkbare standruimte aanbieden.
Eventuele kosten die voor de standhouder voortvloeien uit een herindeling zijn volledig ten laste van de standhouder.
Artikel 15 – Huisdieren
Het is bezoekers strikt verboden huisdieren binnen te brengen op de beurssite van Creafair.
In afwijking hierop is het standhouders uitsluitend toegestaan om één (1) hond of één (1) kat mee te brengen naar hun standplaats, mits voortdurende naleving van de hierna vermelde voorwaarden.
Het dier dient gedurende de volledige aanwezigheid op de beurs op een diervriendelijke, veilige en controleerbare wijze te worden gehouden, hetzij in een bench, hetzij vastgemaakt onder de stand. Het dier dient daarbij onttrokken te zijn aan het zicht van het publiek.
Het dier mag op geen enkel ogenblik hinder veroorzaken voor bezoekers, andere standhouders, medewerkers of de organisatie, met inbegrip van, doch niet beperkt tot, geluidshinder zoals blaffen, janken of andere storende geluiden.
Het is strikt verboden het dier toegang te verlenen tot de horecaruimte, de gangen, de sanitaire zones en andere publieke of gemeenschappelijke delen van de beurssite.
Indien het dier buiten de standplaats wordt verplaatst of uitgelaten, dient het steeds gedragen te worden. Het is in geen geval toegestaan het dier vrij of al wandelend door de gangen of andere publieke of gemeenschappelijke delen van de beurssite te laten bewegen.
De standhouder blijft te allen tijde als enige en uitsluitende verantwoordelijke aansprakelijk voor toezicht, gedrag, veiligheid, hygiëne en alle schade, kosten, hinder of gevolgen veroorzaakt door het dier.
De organisatie behoudt zich het recht voor om, zonder voorafgaande ingebrekestelling en zonder enige vorm van schadeloosstelling of terugbetaling, de onmiddellijke verwijdering van het dier op te leggen indien naar haar uitsluitend oordeel de bepalingen van dit artikel niet worden nageleefd, dan wel indien het dier hinder, risico of gevaar veroorzaakt of dreigt te veroorzaken.
Niet-naleving van dit artikel kan eveneens aanleiding geven tot bijkomende maatregelen ten aanzien van de standhouder, met inbegrip van tijdelijke of definitieve verwijdering van de standhouder van de beurssite, onverminderd het recht van de organisatie op vergoeding van de geleden schade.
Artikel 16 – Annulering en ontbinding
De standhouder kan zijn inschrijving enkel annuleren mits naleving van de hierna vermelde annuleringsregeling:
Bij annulering:
· tot en met 22 augustus 2026: 25% van de deelnamekosten verschuldigd;
· vanaf 23 augustus 2026 tot en met 5 oktober 2026: 50% van de deelnamekosten verschuldigd;
· vanaf 6 oktober 2026 tot en met 20 oktober 2026: 75% van de deelnamekosten verschuldigd;
· vanaf 21 oktober 2026 tot en met 20 november 2026: 100% van de deelnamekosten verschuldigd.
Onder “aanvang van de beurs” wordt verstaan: de eerste opbouwdag van de beurs.
Annulering dient steeds per mail te gebeuren.
Annulering of ontbinding op grond van dit artikel kan nooit aanleiding geven tot enige vergoeding door Qualyfair van kosten of schade geleden door de standhouder.
Indien ten aanzien van de standhouder op enig moment na het sluiten van de deelnameovereenkomst een procedure van faillissement, gerechtelijke reorganisatie of enige andere vorm van insolventie wordt aangevraagd of geopend, heeft Qualyfair het recht de overeenkomst onmiddellijk en zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden.
De standhouder blijft in dat geval de volledige deelnamekosten verschuldigd, evenals alle andere kosten die op zijn verzoek door of via Qualyfair werden gemaakt, onverminderd het recht van Qualyfair om bijkomende kosten, schade en interesten te vorderen.
In geval van hoogdringendheid kan Qualyfair uitzonderingen toestaan, mits voorlegging van een gegronde reden. De beoordeling hiervan behoort uitsluitend toe aan Qualyfair.
Indien Qualyfair door lokale, regionale of nationale overheidsmaatregelen wordt verhinderd om de beurs te organiseren, waaronder doch niet beperkt tot maatregelen in geval van pandemie, overmacht of veiligheidsbevelen, heeft Qualyfair het recht de beurs te verplaatsen zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.
In dat geval worden de reeds betaalde deelnamekosten integraal overgedragen naar de volgende editie van de beurs. De eerste opbouwdag van de verplaatste editie geldt dan als nieuwe beursdatum.
Indien de nieuwe datum meer dan 12 maanden na de oorspronkelijke beursdatum ligt, heeft de standhouder het recht zijn deelname schriftelijk te annuleren. In dat geval ontvangt de standhouder een terugbetaling of creditering van de reeds betaalde deelnamekosten, verminderd met de door Qualyfair reeds gemaakte kosten voor geleverde diensten.
Artikel 17 – Prijzen
De prijzen van de standplaatsen, alsook de huurprijzen van tafels, stoelen en andere voorzieningen, worden jaarlijks gepubliceerd via de website en/of de inschrijvingspagina.
Alle vermelde prijzen zijn steeds exclusief btw, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Vroegboekkortingen kunnen voor een bepaalde periode en voor een bepaald bedrag of percentage worden toegekend.
Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld, zijn vroegboekkortingen niet van toepassing op de huur van marktkramen.